Tips Memulai Virtual Exhibition

Saat ini istilah virtual sudah tidak asing lagi bagi banyak orang apalagi di masa pandemic covid-19 seperti saat ini. Banyak event yang akhirnya digelar menggunakan event virtual. Berbeda dengan event biasa, virtual exhibition memberikan sajian virtual yang lebih menarik. Virtual exhibition ini menawarkan pengalaman visual imajinatif membangun dunia baru di luar dari bayangan kita. Acara virtual merupakan acara yang sepenuhnya diadakan secara daring atau online tanpa harus berkumpul secara langsung. Perbedaan dari acara virtual dan acara luring adalah bahwa acara daring ini memungkinkan tamu undangan atau peserta bisa bergabung sejauh apapun jarak yang ada dan tanpa ada batasan geografis, peserta dari seluruh dunia dapat mengikuti acara virtual. Nah apakah di sini anda ingin membuat virtual event dan sukses tapi masih bingung apa saja yang harus dipersiapkan? Jangan khawatir. Di sini akan diberikan tips dan langkah-langkah untuk memulai event virtual anda. Apa saja tips dan langkah-langkah itu? Simak artikel di bawah ini.

Di bawah ini tips memulai virtual exhibition

Tentukan Konsep Acara

Hal pertama yang harus anda lakukan adalah mencari konsep dan tema dari event virtual anda. Banyak event virtual yang diadakan di masa pandemic covid-19 ini, mulai dari webinar, workshop, konser musik, acara social dan lain-lainnya. Anda harus benar-benar memikirkan konsep acara anda, pastikan anda memiliki konsep yang out of the bos agar berbeda dari acara virtual lainnya. Keunikan dari konsep yang anda miliki akan menjadi nilai lebih dari event virtual anda. Peserta yang “hadir” pun tidak akan cepat merasa bosan selama event berlangsung.

Hitung Biaya Produksi

Nah setelah anda berhasil menentukan konsep acara sesuai yang anda mau, kini anda musti menghitung berapa biaya produksi yang akan dipakai dalam event virtual tersebut. Bila anda ingin mengadakan konser musik virtual, coba hitung biaya apa saja yang diperlukan mulai dari venue acara, peralatan, fee crew saat acara berlangsung, siapa saja pengisi acara dan pembawa acara. Dan jangan lupa untuk menghitung biaya promosi, promosi ini dilakukan agar acara anda terdengar oleh masyarakat lebih luas lagi. Semakin gencar anda melakukan promosi, maka event anda akan semakin banyak orang tahu dan akan semakin banyak pula tamu undangan yang akan hadir pada event yang anda selenggarakan.

Event Berbayar atau Gratis

Setelah menentukan biaya produksi, kemudian saatnya menentukan harga dari event virtual. Tentukanlah apakah anda akan mengadakan event berbayar atau gratis? Bila berbayar, anda harus mulai menghitung berapa biaya produksi yang diperlukan. Tetapi jika gratis, anda musti mencari sponsor yang dapat mendanai event virtual anda. Carilah sponsor yang relevan dengan konsep dan tema dari event virtual anda.

Memilih Ticketing Service

Bila anda sudah menentukan semua aspek-aspek di atas, sekarang anda harus menentukan layanan penjualan tiket. Jika anda sebagai penyelenggara acara ingin dimudahkan dalam urusan tiket, maka pilihlah penjualan tiket secara online. Anda harus mencari ticketing service yang menawarkan fitur-fitur menjual tiket, mengelola, dan menganalisa penjualan tiket. Carilah ticketing service yang bisa mengatur penjualan tiket secara mandiri, mengatur refund, mengatur promo, hingga kategori tiket dengan mudah.

Setelah mengetahui tips memulai virtual exhibition selanjutnya adalah elemen penting dari acara virtual

Mengadakan event virtual mencakup beberapa elemen. Walaupun tidak membutuhkan makanan dan minuman, konektivitas dan juga kualitas video merupakan elemen penting. Di bawah ini beberapa elemen yang penting yang diperlukan untuk acara virtual anda

• Halaman acara
• Pendaftaran
• Stabilitas siaran video
• Sesi interaktif
• Konten
• Kuisioner dan umpan balik

Dasar-Dasar Perencanaan Acara Virtual

Itulah tadi tips memulai virtual exhibition selanjutnyaa akan dijelaskan apa saja dasa-dasar dari perencanaan acara virtual. Saat anda mengadakan sebuah acara, tidak bisa dihindari bahwa mungkin saja ada beberapa kesalahan kecil yang terjadi. Ada pepatah yang bilang “sedia payung sebelum hujan”. Anda harus mempersiapkan diri anda dengan membuat rencana yang matang dan manajemen yang komprhensif. Untuk memulainya anda perlu menyiapkan beberapa pertanyaan untuk diri anda sendiri seperti apa target untuk event itu dan bagaimana cara mengatasi beberapa masalah konektivitas? Menyiapkan rencana darurat tidaklah salah, bahkan hal itu merupakan hal yang penting untuk antisipasi problem yang bisa kapan saja terjadi. Hal penting lain yang harus diperhatikan penyelenggara acara virtual yaitu meningkatkan keterlibatan selama event berlangsung agar peserta tidak merasa bosan. Selama pandemic covid-19 ini belum selesai tren event virtual ini akan berlangsung dalam jangka waktu yang tidak bisa ditentukan. Walaupun event virtual mempunyai beberapa keterbatasan dibandingan dengan event offline atau tatap muka, namun event virtual juga mempunyai kelebihan untuk memecahkan jarak dan waktu. Selama masa sulit ini, para jasa penyedia event memang harus terbiasa dengan mode baru event ini.